EBYS – Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Elektronik Belge yönetimi, elektronik ortamda üretim işleminden ulusal arşivlerde depolamaya kadar bir belgenin geçirdiği bütün işlem ve sürecin daha hızlı, ekonomik, verimli, güvenilir, yasal düzenlemelere ve standartlara uygun olarak işleme konmasına yönelik ilke ve uygulamalardan oluşan bir disiplindir.

Diğer bir ifade ile Elektronik belge yönetimi, kurumsal faaliyetler içerisinde elektronik ortamda üretilen belgelerin üretiminden uygun bir biçimde dağıtılmasına, erişilmesine, dosyalanmasına, ayıklanmasına ve/veya imha edilmesine kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalardır.

Birinci aşama :  (Üretim – Dolaşım) Gereksiz belgelerin üretimini önlemek ve gereksinim duyulan belgelerin üretimini en uygun şartlarda sağlamaktır.

İkinci aşama : (Dosyalama – Erişim – Kullanım) Belgelerin kullanımında verimlilik, dosyalama sisteminde etkinlik ve belgelere hızlı erişim sağlamaktır.

Üçüncü aşama : (depolama-koruma) İdarenin günlük gereksinimlerinde nadiren kullanılan belgeleri aktif dosyalardan ayırarak bürolardaki yerlerin değerlendirilmesi için belge merkezlerine transfer etmektir.

Dördüncü aşama : (değerlendirme-düzenleme) Saklama planları çerçevesinden belgeler değerlendirmeye tabi tutulur ,  imha edilir ya da  muhafaza edilmek üzere arşivlere transfer edilir.

EBYS Sürecinde yapılacak işlemler nelerdir?

• Kurumda sürece başlamak üzere EBYS Komisyonu kurulması gerekmektedir. Komisyon belge süreçlerinin tanımlanması açısından geniş katılımlı ancak sürece katkı verecek birimlerden seçilen kişilerden oluşmalıdır.
• EBYS Sistem yöneticisi, Elektronik Belge Yöneticisi belirlenmelidir.
• Süreç öncesi Mevcut Durum Analizinde en az şunlar sorgulanmalıdır?

Resmi Yazışma usul ve esaslara ilişkin yönetmelik hükümlerine göre çalışmalar ne durumda?Standart Dosya Planı belge üretiminde ve arşivlenmesine değin sağlıklı olarak kullanılıyor mu?Kurum / Birim Dosya Tasnif Planları hazırlandı mı?Kurum belge Saklama Planları, her bir belge için  hazırlandı mı ?İmha Ayıklama komisyonu kuruldu mu?Halihazırda tasfiye, imha ve değerlendirme işlemleri yapılıyor mu?E-Arşiv çalışmaları konusunda herhangi bir çalışma var mı? Varsa dosya tasnif, saklama planı , standart dosya planı , TS13298 hususları göz önünde bulundurularak ilişkiler kuruldu mu ?E-Kurum çalışmaları ne aşamada ? Vatandaş interaktif hizmetleri elektronik ortamda erişilebilir , kullanılabilir durumda mı ?Kurum Arşiv yönetmeliği var mı , var ise EBYS standardına uygun hale getirildi mi?Kurum sistem altyapısı , donanım vs. yeterli durumda mıdır? Sistem Yöneticisi :

• EBYS sisteminin kurulmasına dair teknik şartname çalışmaları
• Mevcut Yönetim Bilgi Sistemleri ile diğer yazılımlarla olan entegrasyonun sağlanması
• Tarayıcı Donanımları
• Elektronik Posta entegrasyonu
• ICR – OCR tekniklerinden kurumun ne ölçüde ihtiyaç duyacağının tespiti
• Güvenlik – Şifreleme Algoritmaları  (Belge erişiminin uygulama haricinde önlenmesi)
• EBYS sürecinde yapılan her aktivitenin Log altına alınması
• Kullanıcı Rol – Grup – Yetkilendirmelerin yapılması

Belge Yöneticisi :

Bir organizasyonun etkinliklerine ilişkin tüm kayıtlı bilginin üretilmesi, dolaşımı, dosyalanması, depolanması, erişilmesi ve ayıklanması işlemlerini içeren bir sistemin tasarlanması ve bu işlemlerin yürütülmesinden sorumludur. EBYS sisteminin kurulmasına dair teknik şartname çalışmalarına yardımcı olacaktır ,Standart Dosya Planı güncel haliyle sistemde bulunmasını sağlayacaktır ancak strateji birimi olan kurumlarda bu birim tarafından ayrıca yada ortak bir şekilde yürütülebilir.Kurum / Birim Dosya Tasnif planlarını hazırlayacaktır ancak Her birim belge süreçlerini kendisi tanımlayacaktır.Kurum Saklama planlarını hazırlayacak ancak her birim belge / saklama planını kendisi yapacaktır.EBYS sisteminin her aşamasına dair yönetime bilgilendirme çalışmaları yapacaktır.EBYS Eğitimleri için  eğitim birimine gereken bilgi ve dökümanları sağlayacaktır.EBYS ‘yi yaşayan bir sistem olarak  sürekli ayakta tutacaktır.

Belge Yönetiminin Yararları

• Verimliliğin artması,
• Kurumun iş ve işlemlerini göstermesi,
• Kurumda etkin ve kalıcı iletişim sağlaması,
• Yasal dayanak oluşturması,
• Geleceğin arşiv belgelerini güvence altına alma ve arşiv kurumlarının oluşmasını sağlaması,
• Kurumlarda bilgi yönetimini gerçekleştirmesi

Saklama Planları :

Saklama planları belge yönetiminin en temel unsurlarından biridir.

EBYS içerisine dahil edilmiş olan herhangi bir belgenin ne kadar süre ile sistemde kalacağını ve saklama         süresinin bitiminde belgenin nasıl bir işleme tabi  tutulacağını belirler.

• Saklama planlarının oluşturulması,
• Saklama sürelerinin belirlenmesi,
• Tasfiye işlemleri,
• Saklama sürelerinde oluşabilecek uyuşmazlıkların çözümü

Saklama sürelerinin belirlenmesinde kriterler;

İdari KriterMali KriterHukuki KriterTarihi Kriter

Tasfiye İşlem Kodları :

Belgelerin saklama süresinin bitiminde, hangi işleme tabi tutulacağını tanımlayan kodlama sistemi.

B = Sürekli Saklama :

Elektronik belgenin üretildiği kurumda sürekli muhafaza edileceğini ifade eder.

C = Değerlendirme :

Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirmeye tabi tutulacağını ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre alınacağını ifade eder.

D = İmha :

Elektronik belgenin saklama süresinin bitiminde imha edileceğini gösterir.

A = Transfer :

Elektronik belgenin üretildiği kurumdaki saklama süresinin bitiminde başka bir kuruma transfer edileceğini gösterir.

A1 =

Örnek yıllara ait belgelerin transfer edileceğinin tanımıdır.

A2 =

Örnek seçilen belgelerin transfer edileceğinin tanımıdır.

A3 =

Özellikli belgelerin transfer edileceğinin tanımıdır.

Belgenin Birden fazla saklama planı ilişkisi

        Birden fazla saklama planı ile ilişkilendirilmiş elemanlar için farklı saklama süreleri ve saklama işlem tanımları yapılmış olabilir. Bu durumlarda saklama süresi en uzun olan plan esas alınmalıdır. Tasfiye işlem tanımlarında ise belgenin saklanması yönündeki işlem tanımı esas alınmalıdır.

Elektronik Belgelerin kayıt işlemleri :

        EBYS; elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri ile ilgili olarak aşağıdaki özellikleri taşımalıdır
• Teknolojik özellikleri ne olursa olsun her türlü elektronik belgeyi kayıt altına alma ve yönetebilme,
• Elektronik belgeleri dosya tasnif ve saklama planları ile ve bir yada birden fazla klasörle ilişkilendirme,
• Elektronik belgenin üretildiği uygulama programı ile entegre çalışabilme,
• Elektronik belgeye ait üst verilerin kontrol ve kayıt işlemlerini gerçekleştirebilme.
• EBYS, sisteme dahil edilen elektronik belgenin üretim ve kullanım ortamı ile ilgili olarak aşağıdaki bilgilerin korunmasını temin etmelidir
• Elektronik belgenin içeriğini,
• Elektronik belgenin form, format, sunum ve yapısal özelliklerini,
• Elektronik belgenin ekleri ve / veya bileşenlerini,
• Dosya adı, üretim tarihi, üreticisi gibi üstveri bilgilerini,

E-Postaların Sisteme Dahil Edilmesi :

• Kullanıcıların elektronik postaları inceledikten sonra uygun gördüklerini EBYS içerisine aktarmasına izin verilmelidir.
• Sistem tüm gelen ve giden elektronik postaları otomatik olarak EBYS içerisine aktarabilmelidir. Bunların uygun klasörlerle ilişkilendirilmeleri kullanıcılar ve / veya sistem yöneticisi tarafından yapılabilmelidir.

Erişim Kontrolü ve Güvenlik :

• Sisteme giriş işlemler,
• Erişim hakları,
• Kullanıcı tanımları (profiller, roller ve gruplar),
• Belge üreticileri ve yasal sahiplerin belirlenmesi,
• Bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması,
• Sistem denetimi.

Dijital Görüntüleme / Tarama Sistemleri :

• Görüntüleme tekniği,
• Çözünürlülük,
• Tonlama,
• Sıkıştırma,
• Zenginleştirme,
• Renk yönetimi,
• Dosya formatları.

Tarama Sistemleri Temel Özellikleri :

• Elektronik ortama aktarılmış ya da aktarılacak olan belgelerin yönetimine yönelik fonksiyonları içermelidir.
• Yönetim bilgi sistemleri ile entegre çalışabilmelidir.
• elektronik belge yöneticileri bu sistemlerin kullanımından doğabilecek yasal ve teknik sorunları araştırmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
• Dijital ortama alınacak malzeme mümkün olan en yüksek çözünürlülükte görüntülenmelidir.
• Görüntüleme işlemi bir kez yapılmadır. İşlem iyi planlanmalı, malzemenin yeniden görüntülenmesini gerektirecek durumlar ortadan kaldırılmalıdır.
• Görüntüleme işlemi orijinal doküman ve belgelerden yapılmalıdır.